De la mano de INTEGRADOC, la Universidad Católica del Uruguay generó un ahorro de 47.500 hojas de papel, equivalente al CO2 que emiten 40 automóviles en un día
La Universidad Católica del Uruguay implementa trámites y procesos internos 100% electrónicos, instrumentando prácticas sustentables
Con los procesos de llamado y designación docente, en 2012 la Universidad Católica del Uruguay decidió apostar a la gestión electrónica de sus documentos de la mano de INTEGRADOC. En lo que va del proyecto, la Universidad logró ahorrar 47.500 hojas, el equivalente a 237 kilos de papel. Así, se evitó el consumo de los 3.500 litros de agua implicados en la producción de esa cantidad de papel y se dejó de enviar a la atmósfera el dióxido de carbono equivalente a lo que emiten 40 autos en un día. En el Día Mundial del Medio Ambiente, INTEGRADOC felicita a la Universidad Católica del Uruguay por su logro, y se compromete a redoblar los esfuerzos para la gestión ambientalmente responsable de documentos.
La Universidad Católica del Uruguay comenzó con este ambicioso sistema de gestión de procesos 100% digital en 2012, con el objetivo de lograr la mejora continua de sus procesos. El primer paso consistió en la implementación del módulo de ingreso y contratación de nuevos docentes. Este trámite se realiza ahora sin necesidad de soporte papel, reduciendo los costos y la huella ambiental y aumentando la eficiencia. Los examinadores de las distintas unidades académicas de la universidad encuentran, a un click de distancia, toda la información necesaria para decidir y poder evaluar, de forma electrónica, los expedientes de las nuevas postulaciones para el plantel docente.
Pero ese fue solo el puntapié inicial al que se fueron sumando otros procesos. Con el correr del tiempo se incorporó el llamado y la designación de cargos de gestión académica. Y en las próximas semanas entrarán en funcionamiento el llamado y la designación de personal técnico, administrativo y de servicios, la gestión de contratos y la coordinación de actividades especiales. Hasta el momento se procesaron cerca de 2.000 archivos adjuntos, que representan, aproximadamente, la impresión de 47.500 hojas.
El sistema permite agrupar documentos de cualquier tipo en cada expediente digital. Archivos Word, Excel, documentos escaneados conviven en una misma carpeta digital y son rastreados en todo momento por el sistema. El módulo de monitoreo de actividades de negocios (BAM) incorporado en INTEGRADOC, permite conocer el status de los documentos, disparar alertas según los plazos definidos y gestionar la ejecución en tiempo y forma de todos los procesos de la universidad automatizados en INTEGRADOC.
Así, a través de sus diferentes indicadores, el sistema se convierte en una herramienta muy valiosa para medir la eficiencia de los procesos. Por ejemplo, en el caso concreto de los docentes, se emiten automáticamente indicadores sobre: cantidad de ingresos de docentes iniciados, en proceso, así como el tiempo que estuvo cada trámite en cada una de las etapas.
De esta forma la Universidad Católica del Uruguay apuesta a la automatización de los procesos instrumentando prácticas sustentables que promuevan un ahorro significativo y cada vez mayor del formato papel.